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周计划
我通过在Trello或Kanbanflow上创建卡片来安排所有任务。对于每张卡片，我要估算一下要花多长时间（以番茄钟为单位——专注工作25分钟）。我假设自己每天可以使用约10个番茄钟。我会确保先将上述这些任务加进计划中，因为我知道这些是每周必须要完成的。
最后，我将所有计划在本周完成的工作都放入周计划中。我会为每项希望本周完成的任务创建卡片，并插入可用的时间窗内。通常，我会给自己留一点儿余地，只会为每一天安排9个番茄钟用于工作。
每天计划
要计划好这一天，我首先要把对应日期里的卡片移到“今天”这一栏，并把它们按照重要性排序。我要保证自己优先完成最重要的事情。我也会对当天的任务进行调整，如果卡片上对该项任务的描述不够细致，我还会添加细节。我要确保自己在开始工作之前就确切地知道自己在做什么，这项任务完成的标准又是什么。这样做可以避免因为任务定义不清晰而导致的拖延和时间浪费。
将当天计划要做的每件事插入各个时间窗内之后，我会回顾本周计划，对本周剩余的任务进行一些小的改动。有时候，我完成的任务比计划的要多，我就需要把一些卡片向前移动，或者添加新的卡片。有时候，我的工作进度会落后于计划，我可能就需要进行调整，将一些任务卡片移到下一周。
我的意思是：如果我计划需要一个番茄钟完成的某项任务最终实际需要四个番茄钟才完成，我也不会劳神耗力地去完成我在当天给自己安排的其他任务，甚至那周安排的其他任务。我的目标是完成“X个番茄钟”，而不是“完成X项任务”。一旦你开始专注于“完成X项任务”，你要面临的一定是一份长长的待办事项清单，你会重新陷入泥潭之中。另外，有时会发生一些计划外的事情，阻止我完成我给自己分配的当天要完成的任务。如果我能提前预知，我会在前一天规划一些额外的番茄钟作为补充；但如果我无法预知，我也不会试图弥补差额。与其断断续续，不如始终如一。
采取行动
- 应该为自己设定一些制度，确保自己获得持续的成果。把自己当前每周的任务记下来，看看是否有某种可以为自己制订一个能够按月、按周或者按天实施的可重复使用的方法。
- 尝试使用一些任务管理的有效工具，包括本章中提到的那些应用。每次使用两周，看看哪款应用最适合你。
番茄工作法
使用番茄工作法，你可以把每周看作是由有限个番茄钟组成的。想在每周完成一定数量的任务？你要搞清楚自己一周能工作多少个番茄钟，并相应地设置任务的优先级。通过计算自己完成的番茄钟的数量，可以确切知道自己一周完成了多少任务，也就不会觉得自己没完成足够量的任务。如果你没能完成自己设定的任务，但是却用完了足够数量的番茄钟，那么问题就不是工作量是否饱满，而是给某个任务项设置的优先级是否正确。
正确使用番茄工作法教会我“设置优先级”的真正价值。当每周我只有这么多番茄钟可分配的时候，我必须小心翼翼地使用这些宝贵的番茄钟。在使用番茄工作法之前，我一直幻想着自己可以在一周内完成超出自己实际能力许多的工作，过高地估计了自己的时间而低估了完成任务所需的时间。但是，开始使用番茄工作法后，我能准确知道自己一周工作了多长时间，也知道自己完成了多少个番茄钟的任务。
我们不一定能够控制完成一项任务到底需要多少时间，但是我们可以控制自己这一天中愿意为某项任务（或某些任务）花多少时间。如果你努力工作一整天，就会感觉很好；如果在这一天中你工作松懈却又完成了列表中的所有任务，那只不过是因为任务比预期的简单而已，你还真不应该为此而沾沾自喜。制订任务列表全凭主观臆断，每天能够专注完成的工作量才是最重要的。
定额工作法
定额示例
- 每周跑步3次。
- 每周发布一篇博客。
- 每周完成50个番茄钟的工作。
承诺是“定额工作法”的核心。除了想方设法完成自己的工作，不给自己留下任何其他的选择。在你心中，失败不是一个可以被接受的选项。因为如果你让自己失信一次，就会有第二次，很快定额在你眼中就会变得一文不值。
定额工作法规则
- 挑选一项重复性任务。
- 明确有效时限，在此期间该任务被重复执行。
- 明确在给定的有效时限内该任务应该完成的次数的定额。
- 给自己承诺：一定要达成定额。
- 调整。调高或者调低定额，但是不能在有效时间段之内调整。
多任务
如果你每天都因为有多个任务要完成就深陷多任务并行的泥潭，最好学会如何批量处理这些任务，一次性完成一系列互相关联的任务，而不是将它们拆分完成。批量处理电子邮件就是非常好的起点，任何在短时间可以完成的任务也都适合批量处理。
适合批量处理的任务
- 处理电子邮件。
- 打电话。
- 修复bug。
- 开短会。
分解任务
大型任务给人带来沉重的心理负担。面对大问题时，我们倾向于花更多的时间思考问题本身，而不是采取行动去解决问题。人类倾向于选择阻力最小的路径。当面对一项大任务的时候，检查电子邮件或者泡上一杯咖啡看起来就是更容易的路径，于是拖延随之而来。
但是拖延还不是我们不喜欢大型任务的唯一原因。任务越大，越难明确定义。如果我让你去商店买鸡蛋、牛奶和面包，这个任务就是非常明确的，你知道该做什么。完成这项任务很容易，你正确完成任务的概率也很高。
但是，如果我让你创建一个网站，这个任务很大，定义也不明确。你可能不知道要从哪里着手，也会有许多问题都悬而未决。你不太可能知道要完成这项任务该做些什么。我可以把我认为的、我期望的如何建立这个网站的内容详细记录下来，但是你得花一些时间才能读完并理解这么详细的说明，并且仍然有很高的出错概率。
分解
把大型任务分解为更小的任务，是我一直用来完成更多工作、更准确地估算要完成这项工作我需要多长时间的技巧之一。
当把任务分解成小块的时候，这些任务就变得更易于完成，对完成任务所需的时间的估算也更精确，你也更有可能正确地完成它们。即使有些小任务没有正确完成，你也有很多机会改正，而不至过多地影响大项目。
如何分解任务
明确完成这项任务需要哪些步骤
把大任务分解为小任务的关键步骤就是确定出因为缺失了哪些信息而导致你无法创建更小、更明确的任务。如果你在把大任务拆分成小任务的时候遇到问题，很可能是由于缺少信息。
但是这并不是坏事。在项目早期发现信息不足要比项目已经进展很多后才发现信息不足要好很多。把大任务分解为小任务的时候，务必确保每个小任务都有一个明确的目标。试着明确这些目标经常会发现之前用别的方法遗漏了的重要信息。
努力工作
你必须认识到，工作最终必须要被完成，所以还不如现在就做，而不是拖到以后；你必须认识到，你要想实现目标，要想发挥出自己的全部潜力，唯一的途径就是自愿咬紧牙关、硬着头皮、开始工作。